¿Cómo implementar la gestión documental en una empresa?

Todos nos hemos visto superados por el papeleo en alguna ocasión. Cada trámite, cada compra y cada proyecto que se lleva a cabo tiene detrás una montaña de documentos. Para que esta situación no se convierta en un motivo de estrés, es importante incorporar en tu negocio un sistema de gestión documental.

La gestión documental de una empresa es el conjunto de técnicas que usa para almacenar y administrar su documentación. Los métodos que se usan para organizar los registros e información de los negocios han cambiado notablemente con la digitalización. Se han reducido los gastos de papel y agilizado las cuestiones operativas, ¡ahora todo está al alcance de un click! Así existen numerosas aplicaciones y programas destinados a la gestión de datos que facilitan en gran medida no solo su recopilación sino su búsqueda.

Cada empresa lleva a cabo una gestión diferente adaptada a las posibilidades y recursos con los que cuenta, pero existen una serie de pasos que si se siguen correctamente pueden mejorarla. ¡Presta atención!

Planificación

Realizar un diseño estratégico y personalizado de en qué medida y cómo puede la empresa administrar correctamente su documentación. Esto puede hacerse a partir de un estudio de los recursos.

Clasificación de la información

Es fundamental para la eficiencia, y los recursos digitales ofrecen gran cantidad de facilidades al respecto. Cada negocio debe investigar qué métodos le serán más convenientes a la hora de clasificar su registro documental. Hay quienes se guían por orden cronológico y quienes optan por el alfabético. Lo importante es conocer cuál será más viable para el negocio. Hay muchas formas de clasificar los documentos y no es necesario optar por una sola.

Digitalización de los documentos en papel

Apostar por la digitalización siempre es una buena opción para optimizar la actividad de la empresa, tanto para la agilización como para no malgastar papel.

Utilización de programas específicos para negocios.

Es importante facilitar el acceso a todos los trabajadores que necesiten hacer uso de esta documentación, por lo que es aconsejable dar autorizaciones de acceso. Las plataformas red que permiten intercambiar documentos bajo la seguridad de la firma electrónica son uno de los recursos más usados y mejor valorados.

¿Qué supone una buena gestión documental?

Los negocios que cuentan con un buen sistema de gestión documental ahorran tiempo, optimizan sus recursos al máximo, agilizan sus procesos, mejoran el funcionamiento de la empresa y contribuyen en cierta medida a la conservación medioambiental.
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